UNA HERRAMIENTA ESENCIAL A LA HORA DE INSCRIBIR UN DOCUMENTO

Si buscamos en el diccionario la palabra bitácora nos diría lo siguiente: caja de cobre, cercana al timón, en que se aloja la brújula. Tambien se llama cuaderno de bitacora al libro donde se apunta - durante la navegación- el rumbo, la velocidad, el estado atmósferico y toda novedad todo lo cual lo consigna cada 24 horas el capitán o el oficial de guardia.

Un usuario buscando bitácora en el sistema.

En el Registro de la Propiedad al igual que en los sistemas de navegación todo documento presentado diariamente es anotado en carpetas provistas por el Registro, llevándose dichas anotaciones por orden de turnos de presentación, número de finca, cabida de la finca, barrio o sector, urbanización indicando el número del solar, y si es condominio, en ese caso se debe de indicar el número del apartamento. Tiene por objeto mantener un sistema informativo tanto al usuario como al inscribiente de forma tal que a traves de ésta obtenga la más acertada información del proceso de cada documento que es presentado en el Registro, de su seguimiento y del resultado final del procedimiento. 

Ejemplo de una anotación en la Hoja de Bitácora

FECHA DE PRESENTACION	DIARIO	ASIENTO	FINCA	LOCALIZACION
3 DE ENERO DE 2000	530	300	6,780	BO. QUEBRADA ARRIBA 350.00 M/C PARCELA #31
3 DE ENERO DE 2000	531	1	5,777	LOS DURAZNOS # 7 400.00 M/C

Tiene la bitácora la virtud de abrir o cerrar la puerta a la negociación, toda vez que de existir en su contenido, documentos vigentes que la afecten, a traves de un estudio de título la persona encargada la mencionará como el agente informativo de mayor peso. No hacer uso de la misma, representaría evadir la responsabilidad de un proceso pulcro. Equivaldría a incurrir en la posibilidad de dejar documentos pendientes, como por ejemplo: hipotecas, embargos, anotaciones de demandas, declaratoria de herederos etc., etc. La bitácora no es un documento público como lo son los tomos de inscripción, folios móviles, indices de personas, de fincas, embargos, bienes muebles e inmuebles. En  cada sección del Registro se lleva una bitácora para cada municipio o sector que comprende la sección. La bitácora es un documento interno para uso del Registro y si bien es cierto que esta no es un documento legal, es más cierto que sin esta herramienta el Registro perdería literalmente el control de los negocios públicos. El ejemplo que se muestra mas arriba sobre una anotación de bitácora es la que se usaba antiguamente. Actualmente la bitacora utilizada es a traves de la computadora con el sistema Agora.